Менеджмент и планирование

Умение составлять календарные планы - один из базовых навыков, которому учат курсы менеджмента. Составление планов необходимо уже потому, что представление о времени может существенно отличаться у разных людей. Если нет чёткого расписания с зафиксированными сроками, это может привести к перебоям в работе и нарушениям ритма рабочего дня, потому что для одного человека «вовремя» может означать «в назначенную минуту», а для другого - «в назначенный день».

Однако помимо определения сроков выполнения составление календарных планов позволяет решать и ряд других, не менее значимых задач. Что касается составления сроков, здесь нужно уделить внимание следующему. В большинстве случаев сроки определяют, исходя из внешних требований, например из потребностей заказчика или других подобных указаний. Однако не менее важно учесть и внутренние требования, предполагаемый темп развития проекта и наличие ресурсов, которыми определяется возможная скорость решения поставленной задачи.

Вторая значимая цель, достигаемая с помощью календарного плана - это определение взаимодействий и взаимоотношений между отдельными субъектами процесса, то есть работниками и командами. Как правило, этот аспект детализируется уже после того, как чётко определены сроки реализации не только всего проекта, но и отдельных его этапов. Такая фиксация обязательств и взаимных отношений в связи со сроками оказывает положительное влияние с точки зрения психологии, поскольку конкретно сформулированный круг обязанностей сильно повышает эффективность работы. Это происходит, во-первых, благодаря действию фактора принуждения, а во-вторых, благодаря более чёткому пониманию места отдельной роли в общей системе.

Третью функцию календарного плана курсы менеджмента формулируют как функцию контроля. Верно составленный план позволяет управлять развитием как всего проекта, так и отдельных его этапов, и следить за их осуществлением. Контроль осуществлять намного легче, если длинный путь исполнения проекта разбит на довольно большое число этапов продолжительностью в несколько дней. Такое разбиение помогает и для осуществления предыдущей функции - формирования чёткого круга обязанностей. Особенно важен контроль над промежуточными этапами в больших проектах, которые вовлекают большое число людей, так как в них гораздо сложнее скомпенсировать отставание или сбой, возникший в результате ошибки на каком-либо этапе.

Существуют различные методики составления календарных планов, но ни одна из них не должна становится самоценной, поскольку план в любом случае является инструментом, выполняющим вспомогательную функцию. Один из самых простых, но мощных методов, которому обучают курсы менеджмента - это составление плана по принципу трёх частей. Его суть в том, что любой план, вне зависимости от вида деятельности, разбивается на три приблизительно равных части - проектирование, практическое осуществление и тестирование (проверку результатов). Следование этого принципа позволит избежать дисбаланса между различными видами работы. Так, неверным будет попытаться уложиться в сроки, увеличив долю практического осуществления за счёт других частей: качество результата при этом, скорее всего, снизится.

Кроме того, в случае, если речь идёт о длительных проектах, рекомендуется разбивать план на несколько частей, или фаз, каждая из которых делится на описанные выше три этапа. Такая схема рекомендуется и тогда, когда проект предполагает большое число изменений и корректировок, вносящихся в процессе исполнения, например, осуществляется в нестабильной обстановке.